Đối với doanh nghiệp, dữ liệu gốc là yếu tố đặc biệt quan trọng, đòi hỏi kiểm soát chặt chẽ để tránh rủi ro pháp lý.
Minh bạch dữ liệu là nền tảng quản trị hợp pháp
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, quy trình vận hành của doanh nghiệp ngày càng gắn với các hệ thống dữ liệu khác nhau. Việc đa dạng hóa công cụ giúp nâng cao hiệu quả quản trị, tuy nhiên cũng làm gia tăng nguy cơ dữ liệu phân mảnh, chênh lệch giữa các bộ phận và thiếu đồng bộ giữa hệ thống quản trị với tài chính.
Dữ liệu minh bạch là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế. Ảnh minh hoạ
Bài toán chuẩn hóa dữ liệu và hạn chế rủi ro pháp lý trong doanh nghiệp được các chuyên gia chia sẻ tại tọa đàm trực tuyến “Minh bạch sổ sách - Ranh giới giữa quản trị và vi phạm” do Tạp chí Kinh tế - Tài chính phối hợp với Cục Thuế tổ chức ngày 8/5.
Chia sẻ tại toạ đàm, bà Trương Thị Mai Phương - Phó Trưởng phòng Quản lý giám sát kế toán doanh nghiệp, Cục Quản lý Giám sát kế toán kiểm toán (Bộ Tài chính) cho biết, Luật Kế toán đã có quy định về kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Kế toán quản trị là việc thu thập, phân tích và cung cấp thông tin tài chính theo yêu cầu quản trị và ra quyết định của chủ doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp có thể tổ chức công tác kế toán quản trị phù hợp với nhu cầu quản lý của mình.
Kế toán quản trị tập trung phục vụ phân tích, dự báo và hỗ trợ ra quyết định, trong khi kế toán tài chính phản ánh các nghiệp vụ đã phát sinh để lập báo cáo tài chính và phục vụ nghĩa vụ công bố thông tin. “Nếu dữ liệu kế toán quản trị không chính xác thì số liệu kế toán tài chính cũng sẽ không chính xác”, bà Mai Phương nhấn mạnh.
Theo bà, tiêu chí cốt lõi để phân định giữa quản trị hợp pháp và rủi ro sai phạm vẫn là dữ liệu phải bảo đảm tính trung thực, nhất quán, có thể kiểm chứng, hợp lý và có khả năng giải trình.
Khuyến nghị giúp doanh nghiệp giảm rủi ro dữ liệu
Trước thực trạng trên, từ góc độ quản lý thuế, bà Nguyễn Thị Lan Anh - Trưởng ban Pháp chế, Cục Thuế (Bộ Tài chính) cho rằng, dữ liệu gốc là yếu tố đặc biệt quan trọng.
Trước tiên, doanh nghiệp cần quan tâm đến việc xây dựng một nguồn dữ liệu gốc đầy đủ, chính xác và thống nhất. Khi dữ liệu đầu vào đã bảo đảm thì việc quản trị, hạch toán và kê khai thuế về sau sẽ thuận lợi hơn.
Thứ hai, doanh nghiệp nên hạn chế việc nhập liệu nhiều lần hoặc chỉnh sửa thủ công ở nhiều khâu khác nhau vì điều đó rất dễ dẫn tới sai sót.
Thứ ba, tăng cường liên thông dữ liệu giữa hóa đơn điện tử, bán hàng, kế toán và ngân hàng, tự động kết xuất dữ liệu phục vụ kê khai thuế nhằm giảm sai sót.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần thực hiện đối chiếu, rà soát định kỳ. Nếu phát hiện chênh lệch thì phải xác định ngay nguyên nhân, từ đâu phát sinh, để khi cơ quan quản lý yêu cầu có thể giải trình kịp thời.
Bên cạnh đó, việc lưu trữ dữ liệu và lưu vết lịch sử chỉnh sửa cũng rất quan trọng. Chỉ khi dữ liệu được lưu giữ đầy đủ, rõ ràng, có thể truy vết thì doanh nghiệp mới có cơ sở giải trình.
Bà Lan Anh thông tin, cơ quan thuế rất khuyến khích doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin và trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản trị dữ liệu cũng như kê khai thuế.
“Dữ liệu phải thống nhất, minh bạch, có thể kiểm chứng và phản ánh đúng bản chất hoạt động kinh doanh”, bà Lan Anh lưu ý.
Ở góc độ doanh nghiệp công nghệ, ông Lê Hồng Quang - Tổng Giám đốc, Tập đoàn MISA cho rằng doanh nghiệp cần xây dựng quy trình dữ liệu chuẩn hóa, xác định rõ cách thức thu thập, xử lý, cập nhật và luân chuyển dữ liệu giữa các bộ phận. Ngoài ra, cần thiết lập cơ chế lưu vết lịch sử chỉnh sửa để phục vụ kiểm tra, đối chiếu và giải trình khi cần thiết.
Theo ông Quang, công nghệ hiện nay có thể hỗ trợ doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, tự động đối soát doanh thu, hóa đơn và giao dịch ngân hàng, qua đó giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công.
Tuy nhiên, công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ. “Điều quan trọng nhất vẫn là ý thức tuân thủ của doanh nghiệp cùng với kỷ luật trong quản trị dữ liệu”, ông Quang nhấn mạnh.
Trong bối cảnh dữ liệu ngày càng trở thành tài sản cốt lõi, chuẩn hóa quy trình quản trị dữ liệu điều kiện để doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và thuế trong dài hạn.
Theo ông Lê Hồng Quang, để hạn chế rủi ro pháp lý khi vận hành đa hệ thống dữ liệu, doanh nghiệp cần lưu ý 4 yếu tố: dữ liệu gốc thống nhất, hạn chế chỉnh sửa thủ công, liên thông hệ thống và lưu vết đầy đủ lịch sử dữ liệu.
Phương Hà /Báo Công Thương